Je kunt een stuk productiever zijn als je niet alles tot in detail via de mail hoeft uit te leggen. Door een grens te stellen aan het aantal keren dat een mail heen en weer gaat, verminder je je werkdruk en voorkom je misverstanden.
Mail kan uitgroeien tot een lange ketting van berichten die je inbox laat overstromen en je kostbare werktijd opslokt. Om dat te voorkomen kun je de drie-mailregel hanteren: zijn er na drie keer heen en weer mailen nog steeds onduidelijkheden, dan rond je het af in een gesprek. Telefonisch, via een korte videocall of door even bij iemand langs te lopen.
Laat het de ander weten
Je kunt de andere partij hierover informeren door de regel op te nemen in de handtekening onder je mail, bijvoorbeeld:
Ik gebruik de drie-mailregel. Komen we er na drie mails niet uit, dan nemen we persoonlijk contact op.
Door de regel te gebruiken en hem via je handtekening ook duidelijk te maken aan de ander, dwing je iedereen om zo helder mogelijk te mailen. En het is voor iedereen duidelijk wanneer het tijd is om de telefoon te pakken.
Een richtlijn, geen wet
Natuurlijk is het vooral een richtlijn: er zijn situaties waarin meer dan drie mails nodig zijn. Maar wie de regel aanhoudt, krijgt een kleinere inbox en voorkomt veel miscommunicatie. Het werkt trouwens net zo goed voor eindeloze draadjes in Teams of Slack.
Laarzenpad de Wieden
8 zaken waarvan je niet wist dat ze je productiviteit verlagen
