Je kunt een stuk productiever zijn als je niet alles tot in detail moet uitleggen via de mail. Door een limiet te stellen over het aantal keer dat een mailwisseling over en weer gaat kun je je werklading verminderen en miscommunicatie voorkomen.

Mail heeft de potentie om in een lange ketting van berichten te veranderen die ervoor zorgt dat je inbox overvol wordt en je kostbare werktijd verbruikt. Om dit te voorkomen kun je een 3 mail regel opstellen. Dit houd in dat als er na 3x heen en weer mailen nog steeds onduidelijkheden zijn je dit toch via een gesprek gaat afronden. Dit kan dan via de telefoon of even naar diegene toe lopen.

Je kunt dit aan de andere partij laten weten door dit op te nemen in de automatische handtekening onderaan je mail.

———————————————————————————————————————

Ik maak gebruik van de 3 mail regel.                                                                                                         

Als het blijkt dat we er na 3 mails nog niet uit zijn dan hebben we persoonlijk contact !

———————————————————————————————————————-

Door gebruik te maken van deze regel, en het ook aan de andere partij duidelijk te maken via de automatische handtekening dwing je de andere partij ook om zo duidelijk mogelijk te zijn. Het is voor iedereen dan ook duidelijk wanneer je de telefoon moet pakken.

Natuurlijk is het vooral een richtlijn, er zijn natuurlijk ook situaties te bedenken waar meer dan 3 mails nodig zijn. Maar door deze regel te hanteren zal je inbox kleiner worden en zal je helpen om miscommunicatie in de toekomst te voorkomen.